Factura electrónica obligatoria entre empresas: qué cambia y cuándo

Ya no es un «algún día». Desde el 6 de octubre de 2026 corre la cuenta atrás de la factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales, y hay dos fechas que tu constructora debería marcar en rojo: el 6 de octubre de 2027 y el 6 de octubre de 2028. Aquí tienes qué está aprobado, qué cambia en una obra y cómo prepararte sin prisas de última hora.

Qué está aprobado a fecha de noviembre de 2026

La factura electrónica obligatoria entre empresas ya tiene ley, reglamento y orden técnica publicados en el BOE. Son tres piezas que encajan así:

El matiz importante: el reglamento entró en vigor en abril, pero su aplicación efectiva dependía de esa orden. Con la orden ya vigente, el calendario de implantación de la AEAT fija el 6 de octubre de 2026 como el día desde el que se cuentan los plazos.

Calendario: quién está obligado y desde cuándo

Tu fecha depende de tu volumen de operaciones. El corte está en 8 millones de euros durante el año natural inmediato anterior, según la nota de la AEAT sobre el Real Decreto 238/2026.

Traducido a obra: si eres una constructora que factura más de 8 millones, las facturas de las certificaciones que emitas desde el 6 de octubre de 2027 ya irán en formato electrónico. Si eres una subcontrata pequeña, tu obligación de emitir llega en octubre de 2028, pero tus proveedores grandes empezarán a mandarte facturas electrónicas un año antes. La AEAT lo recoge también en su aviso sobre la solución pública.

La Ley 18/2022 llevaba desde 2022 esperando su reglamento. Las fechas de este artículo son las oficiales a 3 de noviembre de 2026: revisa la sede de la AEAT antes de cerrar tu plan, por si hubiera cambios.

Qué es (y qué no es) una factura electrónica en este sistema

Aquí, factura electrónica significa un mensaje estructurado que sigue el modelo semántico europeo EN 16931 en una de cuatro sintaxis: UBL, CII, EDIFACT o Facturae (art. 7.1 del RD 238/2026). Un PDF enviado por correo no cumple, por bonito que sea.

• Cada factura lleva un código único con el NIF del emisor, el número y la serie, y la fecha de expedición (art. 7.5).
• Si va por una plataforma privada, necesita firma electrónica avanzada (art. 7.3).
• Las plataformas deben transformar los mensajes entre todos los formatos admitidos sin alterar el contenido (art. 7.2). No tienes que hablar el «idioma» de cada cliente.

Quedan fuera las operaciones documentadas con factura simplificada, salvo las simplificadas cualificadas (art. 4). Y el sistema se aplica cuando el destinatario es un empresario o profesional con sede, establecimiento permanente o residencia habitual en España (art. 3).

Dos caminos: plataforma privada o solución pública de la AEAT

Puedes facturar a través de una plataforma privada de intercambio, de la solución pública que gestiona la AEAT o de una combinación de ambas (art. 5). Lo que conviene saber de cada vía:

• Por defecto, la pública. Si no has aceptado de forma expresa recibir facturas por una plataforma privada, se entiende que optas por la solución pública (art. 6.1).
• Gratis. El acceso y el uso de la solución pública son gratuitos (art. 11.10), y la AEAT debe ofrecer una aplicación o formulario gratuito para emitir facturas y comunicar pagos (disposición adicional primera).
• Solo UBL. Quien use la solución pública debe usar la sintaxis UBL (art. 11.2).
• Copia fiel. Si emites por una plataforma privada, esta envía a la solución pública una copia fiel en UBL de cada factura en el momento de emitirla (art. 6.2).
• Interconexión gratuita. Las plataformas deben conectarse con cualquier otra que lo pida, en un mes como máximo y sin coste (art. 9).

Una protección útil para las subcontratas: según el artículo 2 bis de la Ley 56/2007, el receptor no puede obligar al emisor a usar una solución determinada. Tu cliente grande puede tener su portal, pero no imponértelo para facturarle.

Y una garantía de margen: la solución pública debe estar disponible al menos dos meses antes de la primera aplicación efectiva (disposición adicional quinta del Real Decreto y disposición adicional segunda de la orden).

Los estados de la factura: el cambio que más va a notar tu administración

La gran novedad no es el formato: es que tu cliente tendrá que decir qué hace con tu factura, y tú con las de tus proveedores.

• El destinatario informa al emisor de la aceptación o el rechazo comercial, con su fecha, y del pago efectivo completo, con su fecha (art. 10.1).
• De forma voluntaria puede comunicar aceptaciones o pagos parciales y la cesión de la factura a un tercero (art. 10.2).
• El plazo es de cuatro días desde que se produce el estado, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales (art. 10.3).
• En la solución pública, si no hay rechazo ni factura rectificativa posterior, la factura se presume aceptada. El destinatario comunica el pago con su fecha y también la fecha de vencimiento (arts. 12.1 y 12.3).

¿Para qué tanto dato? La AEAT enviará información al Observatorio Estatal de la Morosidad Privada en el primer trimestre de cada año (art. 14.2), y el plazo de pago se calcula según el artículo 4 de la Ley 3/2004 de morosidad (art. 15). Dicho de otra forma: los retrasos en el pago van a dejar rastro.

Tres detalles pensados para la construcción

El reglamento tiene en cuenta varias particularidades del sector que conviene conocer:

1. La retención del 5 %. Cuando el promotor retiene el 5 % del importe de la ejecución material como garantía, según el artículo 19 de la Ley de Ordenación de la Edificación, el plazo de pago se da por cumplido al pagar todo lo debido excepto esa retención (disposición adicional sexta). La garantía no cuenta como retraso.
2. FACeB2B. Los subcontratistas del sector público que ya facturan al contratista principal por FACeB2B tienen hasta 24 meses desde la entrada en vigor de la orden para adaptarse al nuevo sistema (disposición transitoria primera).
3. El PDF de cortesía. Durante sus primeros 12 meses de obligación, las empresas de más de 8 millones deberán acompañar cada factura electrónica de un PDF legible, salvo que el destinatario acepte de forma expresa recibir solo el formato original (disposición transitoria segunda). Es el puente para que la subcontrata pequeña pueda leer lo que le llega en 2027.

Si trabajas para la Administración, ya conoces parte del camino: la Ley 25/2013 obliga a las sociedades anónimas, las limitadas y las UTE a facturar electrónicamente al sector público, aunque cada administración puede excluir las facturas de hasta 5.000 euros (art. 4). La diferencia es que ahora también te toca con el promotor privado, el almacén de materiales y la empresa de alquiler de maquinaria.

Plan de preparación en 6 pasos

Un año parece mucho hasta que llega la temporada de cierres. Este orden te evita sustos:

1. Calcula tu fecha. Revisa tu volumen de operaciones del año natural anterior: ¿estás por encima o por debajo de 8 millones?
2. Haz inventario. Lista clientes, proveedores y subcontratas por tamaño. Los de más de 8 millones te enviarán facturas electrónicas desde octubre de 2027.
3. Elige camino. Plataforma privada, solución pública o ambas. Si no decides nada, la pública es la opción por defecto.
4. Rediseña el circuito de aprobación. Con cuatro días para aceptar o rechazar, la factura no puede dormir en la mesa del jefe de obra. Define quién la valida frente a pedido, albarán y medición. Es más fácil si obra, compras y facturación comparten datos, como en un ERP con módulos de obra y facturación conectados.
5. Limpia los datos maestros. NIF de clientes y proveedores, series de facturación y vencimientos. Sin el NIF del emisor y del destinatario, la solución pública no admite la factura (art. 11.3).
6. Prueba antes de que sea obligatorio. No esperes al último trimestre. Si vas a cambiar de herramienta, calcula el coste con tiempo (por ejemplo, con una calculadora de precios por módulos) y ensaya con facturas reales.

Lo que no debes confundir

Dos cosas suenan parecido y no son lo mismo. Verifactu (Real Decreto 1007/2023) regula los sistemas informáticos de facturación y tiene su propio calendario, que puedes consultar en la página de la AEAT sobre Verifactu.

La otra es Europa. La Directiva (UE) 2025/516, conocida como ViDA, hará obligatoria la factura electrónica en las operaciones entre empresas de distintos países de la UE desde el 1 de julio de 2030. Además, desde el 14 de abril de 2025 permite a los Estados exigir la factura electrónica nacional sin aprobación previa de la Comisión, como resume el Consejo General de Gestores Administrativos. Si facturas a empresas de otros países de la UE, apúntalo también.

Preguntas frecuentes

¿Puedo seguir enviando mis facturas en PDF por correo?

Hasta que llegue tu fecha de obligación, sí. Después, la factura tiene que ser un mensaje estructurado en UBL, CII, EDIFACT o Facturae; el PDF solo acompaña a la factura electrónica durante el primer año en las empresas de más de 8 millones.

¿Cuánto cuesta usar la solución pública de la AEAT?

Nada. El Real Decreto 238/2026 establece que el acceso y el uso de la solución pública son gratuitos, y que la AEAT debe ofrecer una aplicación o formulario gratuito para emitir facturas y comunicar pagos.

Facturo menos de 8 millones: ¿tengo que hacer algo en 2027?

Tu obligación de emitir empieza el 6 de octubre de 2028, pero desde el 6 de octubre de 2027 tus proveedores de más de 8 millones te enviarán facturas electrónicas. Conviene que para entonces sepas recibirlas y gestionarlas.

¿Mi cliente puede obligarme a facturarle a través de su portal?

No. El artículo 2 bis de la Ley 56/2007 establece que el receptor no puede obligar al emisor a usar una solución determinada. Además, las plataformas deben interconectarse entre sí de forma gratuita.

¿Hay sanciones si no cumplo?

La Ley 56/2007 prevé apercibimiento o multa de hasta 10.000 euros para algunos incumplimientos, como no ofrecer la posibilidad de recibir facturas electrónicas estando obligado. Revisa tu caso concreto con tu asesor fiscal.

Fuentes

1. Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, por el que se desarrolla el sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales. Boletín Oficial del Estado, 31/03/2026.
2. Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, por la que se regula la solución pública de facturación electrónica. Boletín Oficial del Estado, 05/10/2026.
3. Factura electrónica: calendario de implantación. Agencia Tributaria, consultado el 03/11/2026.
4. Nota sobre el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo. Agencia Tributaria, 2026.
5. Solución Pública de Facturación Electrónica (SPFE). Agencia Tributaria, 07/10/2026 (actualizada el 03/11/2026).
6. Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información (texto consolidado, art. 2 bis). Boletín Oficial del Estado, texto consolidado.
7. Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. Boletín Oficial del Estado, texto consolidado.
8. Directiva (UE) 2025/516 del Consejo, de 11 de marzo de 2025 (ViDA). Diario Oficial de la Unión Europea (copia del BOE), 25/03/2025.
9. El paquete ViDA y el plan estratégico de la AEAT: un proyecto en marcha para los próximos años. Consejo General de los Colegios de Gestores Administrativos de España, 2025.
10. Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y VERI*FACTU. Agencia Tributaria, actualizada el 03/11/2026.